Desi emailul este realmente stranepotul vechilor scrisori scrise de mana, aparut odata cu era digitala, multe persoane nu au reusit sa stapaneasca nici macar tehnica scrisului unei scrisori, daramite pe cea a trimiterii unui email…
Chiar si asa, insa, lucrurile nu stau atat de grav, pentru ca diferenta dintre a scrie o scrisoare de mana si a redacta un email are multe similaritati cu diferentele dintre o masina cu cutie de viteze automata si o masina cu cutie manuala. Nu trebuie sa inveti sa conduci o masina cu cutie manuala inainte de a invata cum sa conduci o masina automata. Cu toate acestea, intelegerea sistemului de transmisie manuala iti permite sa intelegi mai usor cum functioneaza o cutie de viteze automata.
Pe aceeasi linie, faptul ca intelegi cum sa scrii o scrisoare face ca redactarea unor emailuri profesionale sa para foarte usoara. De aceea, in analiza modului in care poti scrie cat mai bine emailurile de confirmare putem sa ne inspiram in unele puncte din principiile corespondentei clasice.
Asa cum probabil stii deja, distinctiile majore dintre scrisori si emailuri sunt urmatoarele:
1. Emailurile nu au nevoie de adresa deasupra corpului emailului.
2. Emailurile necesita incheieri mai elaborate, spre deosebire de scrisori.
3. Emailurile sunt mai scurte si mai simple decat scrisorile de mana.
Ce sunt emailurile de confirmare?
Atunci cand oamenii trimit un email, ei isi doresc sa primeasca un raspuns sau o confirmare, in caz contrar devenind nesiguri cu privire la primirea si citirea emailului lor de catre destinar. Astfel, primind un raspuns ei stiu ca emailul lor a fost citit. Tocmai de aceea, mai ales atunci cand este vorba despre situatii de business, oamenii ar trebui sa actioneze in mod profesionist, si sa ofere rapunsuri prompte, oferind confirmari pentru incertitudinile clientilor sau partenerilor de afaceri.
Ponturi si exemple pentru scrierea emailurilor de confirmare
In general ne confruntam cu necesitatea de a confirma primirea a diferite tipuri de emailuri in lumea afacerilor. Adesea, profesionistii si oamenii de afaceri gasesc necesar sa adauge la aceste emailuri de confirmare pe care le trimit si cateva informatii suplimentare. Ca atare, emailurile de confirmare au, in prezent, un rol foarte tangential in comunicarea de afaceri si in cea profesionala.
Ponturi pentru redactarea emailurilor de confirmare
Iata ce ar trebui sa retii atunci cand scrii un email de confirmare.
1. Incearca sa consolidezi acorduri sau sa revizuiesti termenii unui acord daca esti in punctul de a ajunge la o intelegere cu partener de afaceri, nou sau deja existent.
2. Notifica prompt si explicit clientii si partenerii ca ai vazut emailul trimis de acestia, pentru a le permite sa treaca la urmatoarele task-uri necesare din demersurile aferente parteneriatului.
3. Informeaza-ti clientul sau partenerul de afaceri in legatura cu orice eventuale schimbari in ceea ce priveste acordul. O astfel de situatie poate fi, de pilda, aceea in care o comanda pe care o face un client va sosi cu o intarziere de cateva zile.
Exemple de emailuri de confirmare
Exemplele de emailuri pe care am ales sa le prezentam mai jos au ca scop sa iti serveasca drept ghid pentru conceperea de emailuri de confirmare pentru diferite situatii in care este posibil sa te afli. Numele sunt fictive si au un scop pur orientativ.
1. Emailul de confirmare a unei comenzi de afaceri
Un client a comandat un produs din cele pe care le ai in oferta, dar ai nevoie de mai multe informatii inainte de a trimite comanda, sau o alta varianta – trebuie sa ghidezi clientul catre urmatorii pasi pe care ii are de facut.
Stimate domnule Popescu,
Multumim pentru comanda dumneavoastra. Cele doua butoaie de ulei de floarea soarelui (200 litri fiecare) comandate de dumneavoastra vor fi gata in trei (3) zile lucratoare si vor fi expediate in cea de-a 4-a zi lucratoare, incepand de acum.
Pana atunci, am dori sa stim daca doriti sa includem in transport si cateva esantioane de produs. Puteti alege esantioanele de produs pe care ati vrea sa le primiti, din catalogul trimis recent.
Suntem convinsi ca acei clienti ai dumneavoastra care ne vor cumpara produsul vor fi foarte incantati de calitatea sa.
Multumim inca o data pentru comanda efectuata. Asteptam cu nerabdare sa primim instructiuni ferme privind includerea altor esantioane de produs.
Cu respect,
Ana Dima
Director de operatiuni
SC XYZ SA
2. Email de confirmare a inregistrarii la un curs
Tocmai ai primit un email de inscriere la un curs pe care il tii. Vrei sa multumesti persoanei pentru inregistrare si sa explici cateva detalii suplimentare cu privire la curs.
Draga Dan Craioveanu,
Multumim pentru recenta inregistrare pentru cursul nostru intensiv de Webdesign pentru Incepatori. Prin acest email confirmam primirea taxei de inregistrare si a formularului cu datele tale personale.
Cursul Webdesign pentru Incepatori se va desfasura pe durata a trei saptamani, de luni pana vineri, incepand cu data de 23 iunie 2020, la Adam Tower. Fiecare zi de curs cuprinde trei sesiuni, fiecare de cate doua ore. Cursurile incep in fiecare zi de la ora 8.00.
Pentru informatii suplimentare, te rugam sa accesezi pagina noastra de web, http://top-link-academy.com/.
Asteptam cu nerabdare sa ne vedem la Adam Tower. Nu ezita sa ne trimiti un email oricand ai intrebari suplimentare.
Toate cele bune,
Ana Dima
Director Customer Support
3. Email de confirmare a candidaturii la un job
Organizatiile de top trimit in general prin email confirmarea primirii unei candidaturi pentru un job pe care il scot la concurs. Acest exemplu de email de confirmare este pentru manageri si angajati ai departamentului de resurse umane care vor sa confirme primirea unei candidaturi din partea unei persoane care isi doreste un job in cadrul companiei.
Draga Delia Nastase,
Multumim foarte mult pentru candidatura dumneavoastra la pozitia de Ofiter de Marketing la Breinswaitte Resources Limited. Vom analiza candidatura dumneavoastra, in urmatoarele doua zile, alaturi de toate celelalte pe care le-am primit.
Daca veti fi selectata pentru faza urmatoare a procesului de recrutare, veti fi contactata pentru un interviu.
Apreciem interesul dumneavoastra pentru compania noastra si va dorim succes in acest proces de selectie.
Cu sinceritate,
Ana Dima
Director de Dezvoltare Resurse Umane
Breinswaitte Resources Limited
Iata si o confirmare mai simpla pentru aceeasi situatie:
Draga Delia,
Multumim pentru candidatura la postul de Ofiter de Marketing la Breinswaitte Resources Limited.
Am primit un numar mare de candidaturi pentru acest post si urmeaza sa alcatuim un short list al candidatilor calificati, pana la data de 20 iunie. Daca nu te contactam pana atunci, te rugam sa ne trimiti un email referitor la statusul candidaturii tale.
Multumim pentru interesul acordat BRL.
Toate cele bune
Ana Dima
Director de Dezvoltare Resurse Umane
Breinswaitte Resources Limited
4. Email simplu de confirmare
In foarte multe situatii ti se va cere sa confirmi primirea unor emailuri, atunci cand ai foarte putine sau niciun fel de informatie de adaugat. In general, expeditorul vrea pur si simplu sa stie ca ai vazut emailul si asteapta o de la tine un email simplu de confirmare.
Acest gen de email se poate incheia cu “Te rog sa confirmi primirea acestui mesaj”, “Va rugam sa confirmati primirea”, “Va rugam respectuos sa confirmati primirea emailului” sau “Rugam/rog confirmare”.
Email simplu de confirmare pentru cadidaturi la un job
Draga Ana,
Primesti acest mesaj pentru a confirma ca am primit ultimul tau email. Inca o data, as vrea sa iti multumesc pentru ca mi-ai oferit sansa de a face parte din echipa unei companii pe care o apreciez foarte mult.
Toate cele bune,
Delia Nastase
Email simplu de confirmare pentru o comanda de business
Stimate doamna Dima,
Primiti acest mesaj pentru a confirma primirea emailului dumneavoastra. Astept cu nerabdare sa primesc expeditia saptamana urmatoare, conform angajamentului.
Toate cele bune,
Mircea David
Asistent de dezvoltare
Marygold Inc.
Concluzie
Indiferent ce gen de email de confirmare trimiti, nu uita de toate regulile de care trebuie sa tii cont in scrierea de raspunsuri la emailuri. Asigura-te ca verifici campul CC si revizuieste subiectul emailului, daca este necesar, inainte de a trimite mesajul. Verifica, de asemenea, incheierea emailului astfel incat sa eviti erorile inutile.